Être un pro d’e-mail : 10 règles d’or du savoir-vivre

#Emailing  Être un pro de l’e-mail de Sylvie Azoulay-Bismuth

E- mail : Les 10 règles d’or du savoir-vivre

1– La zone « Objet » toujours vous complèterez

2– À tous vos interlocuteurs « Bonjour » vous direz

3– L’anonymat de vos destinataires,  vous protégerez

4– La fonction « répondre à tous » avec parcimonie vous utiliserez

5– À tous les mails, vous répondrez

6– Les formules de politesse, vous soignerez et rénoverez

7– Le temps des autres, vous respecterez

8– Une adresse électronique crédible, vous choisirez

9– Les règles typographiques, de présentation et d’orthographe, vous respecterez

10– Que l’e-mail est un écrit et peut servir de preuve, vous vous souviendrez

1- La zone « Objet » toujours vous complèterez

À la base, l’objet sert:

– à inciter vos lecteurs à ouvrir votre mail.

– à trier les informations qu’on reçoit, les retrouver.

Un objet vide est un manque de courtoisie

Éviter les titres  creux d’objets comme :

– Information,

– Demande,

– urgent,

– important.

Il faut être le plus clair possible avec votre objectif.

L’objet doit reprendre les mots clés de ce qui est le coeur de votre e-mail. Ce que votre interlocuteur doit savoir pour ouvrir votre mail.

Ce sont les titres et/ou sous-titres qui vous amènent à lire ou non un magazine ou un journal.

Si la zone objet est soignée, les mails ont  beaucoup plus de chance d’être lus.

2– À tous vos interlocuteurs « Bonjour » vous direz

On ne peut pas débuter un e-mail sans saluer son interlocuteur. C’est comme si on rentrait dans une maison sans dire bonjour. On risque d’être mal reçu.

Suggestions:

– Bonjour 

– Bonjour Sylvie,

– Bonjour Valerie,

– Bonjour Olivier

À un client

– Bonjour Monsieur

– Bonjour Madame

– Bonjour Monsieur le Directeur ..

– Monsieur DURANT

À éviter

– Bonjour Monsieur DURANT ( formule trop longue, trop marketing)

Si vous ne savez pas le genre de votre destinateur, écrivez juste:

 -Madame,Monsieur  et non Messieurs

– La formule d’appel doit être en rapport avec le contenu, le ton de l’e-mail

3- L’anonymat de vos destinataires,  vous protégerez

– zone cc ( copie carbone)

cc est la zone parachute, mettez toujours pourquoi le destinateur est en copie

Par ex: je mets Simon en cc pour le suivi, pour l’information en cas d’absence.

Il faut toujours indiquer le rôle que joue le destinataire en cc dans cette action.

– zone cci ( copie carbone invisible) 

Réserver aux envois en nombre quand les destinataires ne se connaissent pas. Il est plus diplomatique de les mettre en Cci.

Protéger l’anonymat de vos destinataires

4- La fonction répondre à tous 

Quand on veut répondre à tous, c’est que la réponse intéresse tout le monde.

Evitez d’envahir les boites mails.

5- À tous les mails, vous répondrez

vous en recevez beaucoup certainement.

– Pour des raisons de courtoisie, ne laissez pas un mail sans réponse.

– Ne laissez pas les mails plus de 48h dans votre in box sans réponse.

Si vous voulez vous assurer que la personne ait reçu votre mail; par exemple, quand on envoie une convocation , on précise « veuillez me confirmer la bonne réception de cet e-mail par retour »

6– Les formules de politesse ( Il faut varier vos formules) 

À éviter

– Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire

– Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire

– Je vous remercie par avance pour votre réponse

– Nous vous serons reconnaissant de bien vouloir  nous répondre le plus rapidement possible

– N’hésitez pas à nous contacter.

Suggestions

– … à votre écoute pour compléter ces informations

– En attente votre prochaine réponse

– Dans l’attente de votre réponse….

– Veuillez …..

– Amitiés,

– Bonne lecture, Amicalement

– Bien cordialement, bien sincèrement, bien sportivement, bien naturellement, salutations distinguées, salutations, recevez mes sincères salutations

Cordialement (sens lexical) = du fond du coeur, chaleureusement, avec mon amitié. Donc, il ne faut pas le dire à tout le monde. Il faut personnaliser.

7– Le temps des autres :

Il faut respecter le temps personnel des autres. Évitez d’écrire les mails après les heures de travail. Il est conseillé de différer son mail.

8– Une adresse électronique crédible, vous choisirez

– Pour votre image de marque, faites toujours attention, votre adresse mail retrace votre identité.

L’email peut servir de preuve.

– Mais si vous mettez,  par exemple, chiendegarde@gmail.com au lieu de sylviedubon@gmail.com, vous ne pouvez rien justifier.

Il faut faire apparaitre, dans votre adresse mail, au moins votre nom de famille ou/et votre initiale de prénom.

9- Les règles typographiques, de présentation et d’orthographe, vous respecterez

– Les polices fantaisistes vous enlèvent de la crédibilité et peuvent être très difficile à

lire.

– Tout le monde n’a pas la même palette de police

– Evitez les polices avec empattement

– Évitez les papiers peints, les images, les fonds d’écran, les trames de fond.

Ça alourdit l’e-mail 

– Ne pas écrire en couleur mais en noir,

– Mettre en gras si vous avez quelque chose à mettre en évidence

– On a droit qu’à deux couleurs par mail.

Attention

– Ne jamais utiliser le rouge et le vert, ce sont les couleurs de la correction de l’ école, c’est énervant.

– Écrire en majuscule revient à crier. Ne le faites que si telle est votre intention

– Ne pas soulignez (cela représente l’impératif)

– Attention aux images intègrées dans les mails qui, n’arrivent pas toujours en bon état chez votre interlocuteur.

10- Que l’e-mail est un écrit et peut servir de preuve, vous vous souviendrez

L’e-mail est un commencement de preuve.

On peut se servir des mails

– en droit comme en droit du travail,

– on s’en sert de plus en plus en droit commercial,

– on s’en sert également quand la preuve est libre et n’est pas forcement écrite.

 Présents à la conf du 21 octobre 2014 à Hilton Lyon

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